Ząbkowice Śląskie, 2012-02-29
Odp. Nr
1 i 2
Wszyscy wg rozdzielnika
Zgodnie z art. 38 ust.1 i 2 Ustawy
Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. Z 2010 roku, Nr
113,poz.759 ze zmianami) informuje, że do Zamawiającego wpłynęły zapytania.
Treść zapytań przekazujemy wraz z odpowiedziami poniżej:
Pytanie nr 1.
Dotyczy: pkt. II. 5 – specyfikacji
istotnych warunków zamówienia
W punkcie II.5 Elektroniczny
System Kontroli Zarządczej ESKZ) podpunkt 3.5 – zamawiający
wymaga aby system musiał „Zapewniać kompleksowe podejście do realizacji
standardów kontroli zarządczej w urzędzie oraz jednostkach podległych i
nadzorowanych oraz „ Umożliwiać prowadzenie bieżącego nadzoru nad jednostkami
podległymi lub nadzorowanymi w zakresie realizacji celów i zadań”.
Prosimy o potwierdzenie, iż
poprzez wskazany zapis Zamawiający oczekuje od Wykonawcy, iż ma on opracować i
wdrożyć jednostkowy system Kontroli Zarządczej we wszystkich organizacjach Zamawiającego
z uwzględnieniem ich specyfiki i
zaimplementować je do wspólnego systemu ESKZ. W przypadku odpowiedzi
twierdzącej prosimy o podanie ile jest takich podmiotów?
Odpowiedź:
II.5. ELEKTRONICZNY SYSTEM
KONTROLI ZARZĄDCZEJ (ESKZ)
3. Wymagana charakterystyka ogólna systemu:
5.
Zapewniać kompleksowe podejście do realizacji standardów kontroli zarządczej w
urzędzie oraz jednostkach podległych i nadzorowanych.
Nie, Zamawiający nie wymaga tworzenia sytemu jednostkowego
dla każdej oddzielnej jednostki. Wymaga stworzenia zbioru procedur
przykładowych służących pomocą w wypracowaniu dokumentacji wewnętrznej w
każdej jednostce i dokumentacja przyjęta w jednostce jest implementowana do
systemu
Pytanie nr 2.
Dotyczy: pkt. II.5 – specyfikacji
istotnych warunków zamówienia
W punkcie II.5 Elektroniczny
System Kontroli Zarządczej (ESKZ) podpunkt 3.10 Zamawiający wymaga
aby system musiał „ Ułatwiać formułowanie celów i zadań dla jednostki,
określenie uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek
organizacyjnych, przydzielanie zdań oraz prowadzenie kontroli”.
Prosimy o potwierdzenie, iż
poprzez wskazany zapis Zamawiający oczekuje od Wykonawcy, iż ma on
zaimplementować w ESKZ komplet słowników, szablony i propozycje opisów
stanowisk wraz z planem kontroli i auditów na podstawie
standardów np. II A.
Odpowiedź:
II.5.
ELEKTRONICZNY SYSTEM KONTROLI ZARZĄDCZEJ (ESKZ)
3. Wymagana charakterystyka ogólna systemu:
10.
Ułatwiać formułowanie celów i zadań dla jednostki, określenie uprawnień i
odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych, przydzielanie zadań
oraz prowadzenie kontroli.
Tak - należy zaimplementować rozwiązania przyjęte w jednostce
Pytanie nr 3.
Dotyczy: pkt. II.5 – specyfikacji istotnych
warunków zamówienia
W punkcie II. 5 Elektroniczny
System Kontroli Zarządczej (ESKZ) podpunkty 3.11; 3.12 Zamawiający wymaga aby system musiał „Wspierać proces zarządzania
ryzykiem związanym z realizacja zaplanowanych celów i zadań” oraz „ Ułatwiać
bieżące monitorowanie realizacji zadań i celów, identyfikację i analizę ryzyka
oraz planowanie działań zaradczych”.
Prosimy o potwierdzenie, iż
poprzez wskazany zapis Zamawiający oczekuje aby system
ESKZ posiadał moduł szacowania i analizy ryzyka systemu lub dokonania
integracji z posiadanym przez Zamawiającego z własnym systemem elektronicznego
szacowania i zarządzania ryzykiem?
Odpowiedź:
II.5. ELEKTRONICZNY SYSTEM
KONTROLI ZARZĄDCZEJ (ESKZ)
3. Wymagana charakterystyka ogólna systemu:
11. Wspierać proces zarządzania ryzykiem związanym
z realizacją zaplanowanych celów i zadań.
12.
Ułatwiać bieżące monitorowanie realizacji zadań i celów, identyfikację i
analizę ryzyka oraz planowanie działań zaradczych.
TAK
Pytanie nr 4.
Dotyczy: pkt. II. 5 – specyfikacji
istotnych warunków zamówienia
W punkcie II
.5 Elektroniczny System Kontroli Zarządczej (ESKZ) podpunkt 3.14
Zamawiający wymaga aby „Posiadać kompletny katalog
gotowych, wzorcowych procedur wewnętrznych działań, bank regulacji i wzorów
dokumentalnych z możliwością ich wykorzystania do potrzeb danej jednostki”.
Zamawiający nie podał ilości i
rodzaju jednostek, dla których miałby być przygotowany wymagany katalog, co
powoduje niemożliwość oszacowania wartości czasu wykonania takiego zadania,
chyba że oczekiwanie dotyczy tylko Zamawiającego co w tym, wypadku nie jest zgodne z
poprzednimi wymaganiami. Dlatego prosimy o udzielenie informacji dotyczących
ilości oraz rodzajów jednostek, których ten zapis dotyczy.
Odpowiedź:
II.5. ELEKTRONICZNY SYSTEM
KONTROLI ZARZĄDCZEJ (ESKZ)
3. Wymagana charakterystyka ogólna systemu:
14.
Posiadać kompletny katalog gotowych, wzorcowych procedur wewnętrznych działań,
bank regulacji i wzorów dokumentów z możliwością ich wykorzystania do potrzeb
danej jednostki.
Zamawiający wymaga stworzenia jednego
kompletnego katalogu gotowych, wzorcowych procedur wewnętrznych działań, banku
regulacji i wzorów dokumentów z możliwością ich wykorzystania do potrzeb danej jednostki.
Informacje
o jednostkach organizacyjnych na stronie BIP Zamawiającego
http://archiwum.zabkowiceslaskie.pl/BIP/index15.php?id=19&a=36
Pytanie nr 5.
Dotyczy: pkt. II. 5 – specyfikacji
istotnych warunków zamówienia
W punkcie II. 5 Elektroniczny
System Kontroli Zarządczej (ESKZ) podpunkt 3.16 Zamawiający wymaga
aby „W ramach usługi dokumenty te powinny być na bieżąco dostosowane do
zmieniających się wymogów prawnych”.
Zamawiający nie określił zasad
takich aktualizacji oraz czasu w jakim Wykonawca
miałby obowiązek aktualizowania w/w dokumentów. Prosimy zatem
o uszczegółowienie wskazanego zapisu o ilość aktualizacji oraz przekazanie
szczegółowych zasad wg. Których Wykonawcy będą
musieli się kierować, tak by mogli uwzględnić to w swojej ofercie cenowej.
Odpowiedź:
II.5. ELEKTRONICZNY SYSTEM
KONTROLI ZARZĄDCZEJ (ESKZ)
3. Wymagana charakterystyka ogólna systemu:
16.
W ramach usługi dokumenty te powinny być na bieżąco dostosowywane do
zmieniających się wymogów prawnych.
Aktualizacja co kwartał plus informacja o zmieniających się
przepisach w okresie 7 dni
Pytanie nr 6.
Dotyczy: pkt. II. 5 – specyfikacji
istotnych warunków zamówienia
W punkcie II
. 5 Elektroniczny System Kontroli Zarządczej (ESKZ) podpunkty 3.20; 3.23
Zamawiający wymaga aby „Umożliwić prowadzenie przez
dysponentów części budżetowych bieżącego monitoringu
zaangażowania środków finansowych w przydzielonych obszarach” oraz „ Umożliwiać
określanie zadań i celów oraz monitorowanie poziomu ich realizacji w
odniesieniu do budżetu zadaniowego”.
Prosimy o potwierdzenie, iż
poprzez wskazany zapis Zamawiający oczekuje od Wykonawcy, iż oferowany system
ma umożliwić ręczne wprowadzenie danych do systemu ESKZ po każdej operacji
finansowej monitorowanego zadania, czy też oczekuje integracji z elementami
elektronicznego systemu finansowo-księgowego w ramach obowiązującego budżetu
zadaniowego. Jeśli tak to Zamawiający nie określił jakim
systemem FK dysponuje i na jakich zasadach organizacji finansowej funkcjonuje,
co uniemożliwia prawidłowe skalkulowanie ofert. W sytuacji gdyby oczekiwaniem
Zamawiającego była pełna integracja z systemem FK, prosimy o potwierdzenie
iż Zamawiający jest posiadaczem autorskich praw majątkowych do tego
systemu i wybranemu udostępni i umożliwi wykonanie integracji poprzez
przekazanie, wycinków bazy danych oraz zadba we własnym zakresie za
przygotowanie interfejsów wymiany danych po stronie systemu FK.
Odpowiedź:
II.5. ELEKTRONICZNY SYSTEM
KONTROLI ZARZĄDCZEJ (ESKZ)
3. Wymagana charakterystyka ogólna systemu:
20.
Umożliwiać prowadzenie przez dysponentów części budżetowych bieżącego monitoringu zaangażowania środków finansowych w
przydzielonych obszarach.
23.
Umożliwiać określanie zadań i celów oraz monitorowanie poziomu ich realizacji w
odniesieniu do budżetu zadaniowego.
Zamawiający nie oczekuje
automatycznej integracji z programami Finansowo-Księgowymi
Zapytania nr 2:
Pytanie nr 1.
Dotyczy: pkt. II. 4 – specyfikacji
istotnych warunków zamówienia
W specyfikacji Istotnych
Warunków Zamówienia Zamawiający na str. 19 i dalsze w punkcie II. 4 Serwer
określa minimalne wymagania dotyczące serwera oraz systemu serwerowego,
który ma zostać dostarczony w ramach realizacji Zamówienia.
Prosimy o potwierdzenie, czy
Zamawiający dopuści jako rozwiązanie alternatywne serwer o wysokości 2U?
Odpowiedź:
II.4. SERWER
1. SPECYFIKACJA TECHNICZNA
Obudowa Rack, nie
większa niż (3U) - wymiary nie większe niż: 450 x 132 x 650 [mm]
Tak zamawiający
dopuści obudowę 2U
Pytanie nr 2.
Dotyczy: pkt. II. 4 – specyfikacja
istotnych warunków zamówienia
Opublikowany przez
Zamawiającego opis serwera oraz systemu serwerowego
wskazują jednoznacznie na rozwiązanie Ethernus firmy Embedos. Przywołując zapisy ustawy Prawo Zamówień
Publicznych ( atr. 7 ust. 1)
należy wskazać, że Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o
udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji
oraz równe traktowanie wykonawców. Jednocześnie należy wskazać także zapis art.
29 ust. 2 ustawy o PZP – „Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób,
który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję”. W ocenie Wykonawcy, połączenie
zapisów dotyczących serwera i systemu serwerowego
wraz z niektórymi zapisami dotyczącymi funkcjonalności systemu obiegu
dokumentów, będących kopią opisu elektronicznego obiegu dokumentów znajdujących
się na stronie internetowej firmy Embedos, a które
znalazły się w specyfikacji istotnych warunków zamówieni, stanowią ewidentne
naruszenie przytoczonych wyżej zapisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych
dotyczących prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z
poszanowaniem zasady uczciwej konkurencji.
Dodatkowo Wykonawca podnosi,
iż dokładając należytej staranności zwrócił się do producenta wyspecyfikowanego
urządzenia o ofertę i otrzymał zaporową cenę tj. 120 000,00 zł brutto!!!
W związku z powyższym składamy
wniosek o zmianę zapisów specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie
opisu przedmiotu zamówienia tak, aby postępowanie mogło być przeprowadzone z
zachowaniem zasady uczciwej konkurencji zgodnie z art. 7 ust. 1 Ustawy PZP oraz
art. 29 ust. 2 Ustawy PZP, gdyż Zamawiający opisał powyżej wskazane wymagania w
sposób naruszający art. 7 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych – tj. nie
zachowując uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Wykonawców poprzez
opisanie istniejącego rozwiązania, a które to zapisy może spełnić wyłącznie
jeden Wykonawca tj. Embedos Sp. z o. o, ul. Wiktorowska 63, 02-587
Warszawa.
Odpowiedź:
II.4. SERWER
1. SPECYFIKACJA TECHNICZNA
Według wiedzy posiadanej przez zamawiającego jest kilka urządzeń
różnych producentów,
spełniających wymagania podane w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia.
Pytanie nr 3.
Dotyczy: pkt. II. 5 – specyfikacja
istotnych warunków zamówienia
W punkcie II. 5 Elektroniczny
System Kontroli Zarządczej (ESKZ) w podpunkcie 2.4 Zamawiający wskazał, że
Aplikacja ESKZ musi działać w oparciu o bazę danych MySQL.
W związku z faktem, iż Zamawiający
opisał powyżej wskazane wymagania w sposób naruszający art.. 7 Ustawy Prawo
zamówień publicznych – tj. nie zachowując uczciwej konkurencji oraz równego
traktowania Wykonawców poprzez opisanie istniejącego rozwiązania – prosimy o
zmianę zapisu na następujący:
Aplikacja ESKZ musi działać w
oparciu o bazę danych klasy SQL.
Odpowiedź:
II.5. ELEKTRONICZNY SYSTEM
KONTROLI ZARZĄDCZEJ (ESKZ)
2.
Wymagana Architektura Systemu
4.
Baza danych MySQL;
Zamawiający
zmienia zapis na:
Aplikacja ESKZ musi działać w
oparciu i bazę danych klasy SQL
Pytanie nr 4.
Dotyczy: pkt. II. 3 – specyfikacji
istotnych warunków zamówienia
W punkcie II. 3 Funkcjonalność
systemu SEOD w podpunkcie 2.h Zamawiający zawarł
wymaganie, że system SEOD ma posiadać skonfigurowana różnych Elektronicznych
Skrzynek Podawczych dla każdej komórki struktury organizacyjnej oddzielnie.
Każda komórka/ jednostka podległa/ wydział może korzystać z innej,
indywidualnej Elektronicznej Skrzynki Podawczej.
Prosimy o potwierdzenie czy
pod pojęciem Elektronicznej Skrzynki Podawczej dla każdej komórki struktury
organizacyjnej oddzielnie Zamawiający rozumie skonfigurowanie w systemie
skrzynki poczty elektronicznej dla każdej komórki organizacyjnej?
Odpowiedź:
II.3. Funkcjonalność systemu
SEOD
2.
W zakresie struktury organizacyjnej
h)
Ma posiadać skonfigurowania różnych Elektronicznych Skrzynek Podawczych dla
każdej komórki struktury organizacyjnej oddzielnie. Każda komórka/jednostka
podległa / wydział może korzystać z innej, indywidualnej Elektronicznej
Skrzynki Podawczej.
Nie,
System powinien posiadać
możliwość konfiguracji dla każdej komórki organizacyjnej osobnej i niezależnej
Elektronicznej Skrzynki Podawczej, nie tylko skrzynki poczty elektronicznej
Burmistrz
(-)
Marcin Orzeszek