Ząbkowice Śląskie, 2012-01-20

ZP.271.1.2012.BC.ZO.

Odp. Nr 4

Wszyscy zainteresowani

Zamawiający udostępnia treść zapytań wraz z wyjaśnieniami.

1. Czy okres udzielonej gwarancji na dostarczony sprzęt i oprogramowanie ma wpływ na ocenę oferty?
Odpowiedź:
Kryterium oceny ofert stanowi cena za dostawa i instalacja systemu elektronicznego obiegu dokumentów połączonego z kontrolą zarządcza i systemu elektronicznego archiwum oraz cena za koszt opieki autorskiej ( w skali roku). Zamawiający wybierze ofertę , która uzyska największą liczbę punktów oraz spełniającą wszystkie oczekiwania stawiane przez Zamawiającego. Niespełnienie wszystkich warunków stawianych przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym i w odpowiedziach na zapytania spowoduje odrzucenie oferty. Pytania ( załącznik do wypełnienia) stanowią dodatkowa pomoc przy wyborze oferty w przypadku równoważnych ofert.

2. Czy gwarancja na sprzęt ma obejmować pełny serwis, czy w razie awarii robocizna może być płatna dodatkowo?
Odpowiedź:
Ma obejmować pełny serwis. W razie awarii robocizna będzie płatna dodatkowo tylko w sytuacji gdy awaria będzie ewidentnie z winy Zamawiającego.

3. Zwykle w ramach opieki autorskiej, o czym Zamawiający pisze, że ma być udzielona na cały okres oferowanej gwarancji 36 miesięcy, dostawca ma zapewnić aktualizację systemu. Jednocześnie z treści udzielonych odpowiedzi wynika, że aktualizacje mają być zapewnione na okres 1 miesięcy. Prosimy więc o wyjaśnienie co ma wchodzić w skład 36 miesięcznej opieki a co 12 miesięcznej gwarancji.
odpowiedź:
Zamawiający informuje, że w formularzu ofertowym w pkt. Cena Ofertowa (dostawa i instalacja systemu elektronicznego obiegu dokumentów połączonego z kontrolą zarządcza i systemu elektronicznego archiwum) ma zostać ujęty koszt całego zamówienia wraz z rocznym kosztem opieki autorskiej. Natomiast w pkt. Cena Ofertowa (koszt opieki autorskiej w skali roku) ma być wyszczególniona sama kwota za koszt opieki autorskiej).

4. Jeżeli Wykonawca dysponuje większą ilością sprzętu do szkoleń ( nawet 15 sztuk) i praktykuje szkolenia grup 12-15 osobowych, przy kilku osobach szkolących jednocześnie, to czy w takim wypadku Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia liczebności grup szkoleniowych?
Odpowiedź:
Zamawiający wyraża zgodę.

5. Modyfikacja Roz. 5 Zapytania ofertowego:

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
1) cena ( 1 kryterium)    -         60 % najniższa cena oferowana brutto

2) koszt opieki autorskiej ( w skali roku) - 40% najniższa cena oferowana brutto

Punkty wyliczane będą na podstawie wzoru: S = C1 + P + T

gdzie:  S – suma uzyskanych punktów

C 1– punkty za kryterium cena ( 1 kryterium)

C 2– punkty za kryterium cena ( 2 kryterium)

Kryterium 1 Cena

C1 = (Cmin/Cof) x 100%

gdzie   Cmin   – najlepsza cena wśród złożonych ofert

Cof      – cena danej oferty

C1          – ilość przyznanych punktów za kryterium cena danej oferty

Kryterium 2 Cena

C2= (Cmin/Cof) x 100%

gdzie   Cmin   – najlepsza cena wśród złożonych ofert

Cof      – cena danej oferty

C2        – ilość przyznanych punktów za kryterium cena danej oferty

Sumaryczna  ilość punktów uzyskanych przez oferenta zostanie ustalona wg wzoru:

Sn = C1 x 0,60  +  C2 x 0,40 

6. Jak Państwo rozpatrujecie koszt opieki autorskiej w wysokości 1 zł ?

Odpowiedź Zamawiającego: Zamawiający rozumie „opiekę autorską nad systemem obiegu dokumentów, której koszt należy uwzględnić w ofercie na cały okres zaoferowanej gwarancji.

Osobno należy uwzględnić sam koszt opieki autorskiej , która będzie podlegała ocenie.

Jednocześnie informujemy, że koszt opieki autorskiej określony jako 1 zł będzie uwzględniony jako rażąco niska cena.

W związku z tym jaki minimalny koszt opieki autorskiej Zamawiające nie uzna za rażąco niski.

Odpowiedź:

Realny koszt wykonania usługi. za ofertę z rażąco niską ceną Zamawiający uzna ofertę z ceną niewiarygodną, nierealistyczną w porównaniu do cen rynkowych podobnych zamówień. Oznacza to cenę znacząco odbiegającą od cen przyjętych, wskazującą na fakt realizacji zamówienia poniżej kosztów wytworzenia usługi.

7. Prosimy o określenie jednoznacznych określenie wymagań dotyczących KZ lub usuniecie zapisów w ramach tego postępowania dotyczących KZ.

Odpowiedź:

Kontrola Zarządcza jest kompleksowym rozwiązaniem informatycznym ułatwiającym prowadzenia kontroli zarządczej we wszystkich pięciu obszarach podlegających ocenie. Rozwiązanie to powinno spełniać wszystkie wymagania w zakresie standardów prowadzenia kontroli zarządczej ogłoszonych przez Ministerstwo Finansów oraz zapisanych w ustawie o finansach publicznych.

System powinien umożliwiać uporządkowanie obszaru kontroli zarządczej, a także dokumentowania funkcjonowania naszej jednostki w zakresie realizacji celów zarządzania i zapewnienia wewnętrznego ładu organizacyjnego. Zawierać powinien wsparcie merytoryczne w zakresie kontroli zarządczej , a także dostęp do rekomendowanych serwisów internetowych itp.

Jednocześnie informujemy, że Zamawiający może wymagać prezentację gotowego systemu wraz z Kontrolą Zarządczą zawierającą pakiet wsparcia merytorycznego z zakresu realizacji standardów kontroli zarządczej.

Informujemy, że Zamawiający nie zamierza przesuwać terminu otwarcia ofert i informuje, że po godz. 15:00 ( dnia 20/01/2012 r.) nie odpowiada na zapytania oferentów.